Anti-fraude en Sanctiebeleid
Versie 1.6 gepubliceerd op 06-01-2020
Hier wordt beschreven welke maatregelen Wilde Ganzen neemt om fraude te voorkomen en hoe wij reageren indien wij signalen ontvangen van mogelijke fraude of wanneer wij zelf een vermoeden hebben.
Fraude wordt door Wilde Ganzen gezien als het met opzet niet-nakomen van contractuele verplichtingen ten behoeve van eigen gewin.
Frauderisico
Wilde Ganzen probeert het risico op fraude met projectgelden zo laag mogelijk te houden. Dit gebeurt onder meer door:
- Het screenen van de projectpartners voor zover mogelijk (via desk research, in geval van twijfel via lokale consultants of door het opvragen van referenties bij andere organisaties die met de betreffende projectpartner hebben samengewerkt).
- Een zorgvuldige beoordeling van de ingediende project- en fondsenwervingsvoorstellen.
- Het opvragen en beoordelen van documenten die wettelijk verplicht zijn voor de betrokken organisaties en de uitvoering van het project.
- Het sluiten van samenwerkingsovereenkomsten met de projectpartners waarin de wederzijdse verplichtingen en de bestemming van de gelden zijn vastgelegd en waarbij beide partijen op de hoogte zijn van het totale beschikbare projectbudget.
- Vastgelegde procedures omtrent uitbetaling, waarbij middels functiescheiding de overboeking en controle door verschillende personen wordt uitgevoerd.
- Alle betrokken projectpartners op de hoogte te houden van de uitbetalingen.
- Het monitoren van goedgekeurde projecten.
- De projectpartners een eindrapportage te laten indienen ter afsluiting van het project en deze te evalueren.
De Nederlandse projectpartner zamelt een deel van het budget zelf in. Dit zorgt ervoor dat zij zich medeverantwoordelijk voelen voor de juiste besteding van het geld en de uitvoering van het project.
Procedure en maatregelen bij (vermoeden van) fraude
Wanneer zich in de samenwerking desondanks incidenten van fraude (of vermoedens daarvan) voordoen, worden de volgende stappen doorlopen:
- De projectpartners moeten (vermoedens van) fraude onverwijld melden bij Wilde Ganzen.
- (Vermoeden van) fraude kan door iedereen worden gemeld
- Extern kan dit gedaan worden via de Wilde Ganzen servicedesk:
servicedesk@wildeganzen.nl, tel: 033 – 205 5555 - Intern wordt dit gemeld bij de manager Projecten en Relatiemanagement en de secretaris van de fraudecommissie
- Extern kan dit gedaan worden via de Wilde Ganzen servicedesk:
- De manager Projecten en Relatiemanagement bepaalt de urgentie m.b.t. het nemen van maatregelen voor het inperken van de schade en kan indien nodig direct de volgende stappen ondernemen:
- De betrokken partijen informeren;
- Het beleggen van een spoedvergadering met de fraudecommissie;
- Een blokkade op de uitbetaling van het projectbudget zetten
- De secretaris van de fraudecommissie zet de melding in het frauderisicoregister.
- De fraudecommissie start het onderzoek van de melding en wordt hierbij ondersteund door de projectadviseur en relatiemanager van de betrokken partijen.
- Er wordt in ieder geval contact opgenomen met de projectpartners zodat zij in de gelegenheid worden gesteld hun zienswijze te geven.
- Na afloop van het onderzoek wordt door de fraudecommissie de conclusie vastgelegd in het frauderegister.
- Op basis van de conclusie worden indien nodig aanvullende maatregelen genomen
Maatregelen kunnen uit het volgende bestaan:
- De opschorting van een betaling of het niet meer uitbetalen van nog beschikbare middelen.
- De frauderende organisatie kenmerken als organisatie waarmee wij niet meer willen samenwerken, deze informatie kan met derden gedeeld worden.
- Het terugvorderen van reeds uitbetaalde gelden.
- Het nemen van juridische stappen.
Werkstructuren en verantwoordelijkheden
- De fraudecommissie vergadert maandelijks.
- Een lid van het Raad van Toezicht sluit 2x per jaar aan bij de fraudecommissie.
- De directeur is voorzitter van de fraudecommissie en is eindverantwoordelijk voor het beleid en de uitvoering van de afgesproken maatregelen.