Samen bouwen aan sterk financieel management
Een goed financieel overzicht is belangrijk voor ieder project. Niet alleen om helder te kunnen communiceren over de besteding van middelen, maar vooral om grip te houden op inkomsten en uitgaven.
In 2024 heeft Wilde Ganzen daarom een nieuw Excel-format geïntroduceerd voor begrotingen en financiële rapportages. Steeds meer partnerorganisaties werken hier nu mee. In dit artikel: de belangrijkste lessen, tips en ontwikkelingen rond het nieuwe Excel-format.
Het nieuwe Excel-format helpt om inkomsten en uitgaven overzichtelijk vast te leggen. Daarnaast ontwikkelden we de Financial Accountability Manual. Deze handleiding bevat uitleg, voorbeelden en tips voor een zorgvuldige financiële administratie.
We zien deze ontwikkeling als een belangrijke stap vooruit. Transparante financiële processen versterken niet alleen het beheer van projectmiddelen, maar ook de interne systemen en vaardigheden van partnerorganisaties. Zo bouwen we samen aan sterke, zelfstandige en veerkrachtige organisaties.
Wat gaat goed – en wat kan beter?
- Correct ingevuld = sneller verwerkt
We merken dat financiële rapportages sneller verwerkt kunnen worden als het Excel-formulier volledig en nauwkeurig is ingevuld. Dit voorkomt vertraging bij de behandeling van betaalverzoeken en helpt ons ook om nieuwe projectaanvragen sneller op te kunnen pakken. - Minimaal drie betalingsbewijzen
Het aanleveren van betalingsbewijzen verloopt nog niet altijd soepel: soms ontvangen we er te veel, soms te weinig. Als richtlijn vragen we minimaal drie betalingsbewijzen per project. Voor uitgaven boven de €5.000 is een betalingsbewijs altijd verplicht. We vragen om een representatieve selectie, ervan uitgaande dat alle projectuitgaven intern goed zijn onderbouwd. Dit sluit aan bij de principes van transparante verantwoording – zowel richting de gemeenschap en/of direct betrokkenen bij het project, als richting de geldverstrekkers. - Wat is een goed betalingsbewijs?
Niet elk document voldoet als betalingsbewijs. Een pro forma factuur of alleen een rekening is onvoldoende. Een goed betalingsbewijs laat duidelijk zien hoe, wanneer, door wie en aan wie betaald is – bijvoorbeeld via een bankafschrift, betaalbevestiging of ondertekende factuur met stempel en transactiegegevens. - Uitgaven exact volgens begroting – hoe realistisch is dat?
Soms ontvangen we rapportages waarin de uitgaven exact overeenkomen met de begroting. Dat lijkt ideaal, maar is in de praktijk zelden realistisch. Tijdens de uitvoering van een project kunnen prijzen wijzigen of activiteiten anders verlopen dan vooraf gepland. Dit leidt bijna altijd tot financiële afwijkingen en dat is volkomen normaal. Door deze afwijkingen goed te rapporteren, ontstaat een transparant beeld van het projectverloop.
Verbeteringen in het Excel-format
Op basis van de ervaringen in het eerste jaar hebben we het formulier op enkele punten aangepast:
- In het document kan nu zichtbaar gemaakt worden voor welke uitgaven Wilde Ganzen een betalingsbewijs verwacht.
- Je kunt de betalingsbewijzen nu direct toevoegen in het Excel-bestand. Zo worden rapportage en bijlagen samengebracht in één overzichtelijk document.
Jullie coachende rol is essentieel
Voor partnerorganisaties die weinig ervaring hebben met Excel, is het werken met het nieuwe format best een uitdaging. Jullie rol als ondersteunende Nederlandse stichting is hierbij van groot belang. Stimuleer je partnerorganisatie om het formulier zelf in te vullen en bied waar nodig gerichte ondersteuning. Dit draagt bij aan het versterken van het zelfstandig financieel beheer en vergroot het lokale eigenaarschap.
Extra ondersteuning vanuit Wilde Ganzen: trainingen en toolkit
Ook Wilde Ganzen zal in de komende jaren extra ondersteuning blijven bieden aan onze partnerorganisaties. We zijn bezig met de voorbereiding van:
- Een online training Excel-rapportage: voor partners in Afrika en Azië. Dit wordt verwacht in het najaar van 2025.
- Een Excel algemene basistraining: gegeven door regionale experts in de verschillende landen.
- Trainingen financieel management: tijdens onze Linking & Learningbijeenkomsten door financiële experts in onze focuslanden.
Daarnaast ontwikkelen we een praktische toolkit met richtlijnen, formats en tips voor goed financieel management.